Integritetspolicy

1. Syfte och tillämpningsområde

Denna globala integritetspolicy förklarar hur (GROUPE) ASTEK och Astek-koncernen behandlar personuppgifter i samband med den globala webbplatsen astek.net och koncernens centraliserade verksamhet. Den är avsiktligt bred och kan omfatta besökare på webbplatsen, personer som kontaktar Astek, kandidater, nuvarande och tidigare arbetstagare, företrädare för kunder/potentiella kunder, leverantörer, underleverantörer, partner samt personer som har kontakt med koncernens funktioner för regelefterlevnad eller etik.

Ett landsspecifikt lokalt tillägg utgör en del av denna policy för den aktuella jurisdiktionen. Särskild information i ett första skikt kan också lämnas i ett formulär, en rekryteringsportal, ett avtal, en HR-process, en visselblåsarplattform eller vid annan insamlingspunkt. Om en tvingande lokal regel kräver ytterligare eller annan information kompletterar det lokala tillägget eller den särskilda informationen denna policy i den utsträckningen.

2. Global personuppgiftsansvarig och styrning

För astek.net och koncernens centraliserade behandlingar som omfattas av denna policy är (GROUPE) ASTEK, Tour CB21, 16 Place de l’Iris, 92400 COURBEVOIE – Frankrike, RCS Nanterre 489 800 805, global personuppgiftsansvarig. (GROUPE) ASTEK är koncernens styrningspunkt för skydd av personuppgifter, koncernens dataskyddsombudsfunktion, styrningen av internationella överföringar och koncernens BCR-program.

Lokala Astek-bolag kan samla in uppgifter, använda koncernens system, delta i behandlingar, agera enligt koncernens dokumenterade instruktioner eller fastställa begränsade lokala operativa delar. Deras roll ska dokumenteras i Asteks efterlevnadsmatris och i tillämpliga koncerninterna överenskommelser. Ingenting i denna policy ändrar den rättsliga kvalificeringen av en lokal enhets roll när tvingande lokal lag kräver en annan kvalificering för en viss behandling.

3. Koncernens dataskyddsombud

Koncernens dataskyddsombud (DPO): [email protected]. Postadress: DPO – (GROUPE) ASTEK, Tour CB21, 16 Place de l’Iris, 92400 COURBEVOIE – Frankrike.

4. Kategorier av uppgifter, ändamål och globalt ramverk för rättslig grund

Tabellen nedan utgör den globala utgångspunkten. Den juridiska terminologin skiljer sig mellan jurisdiktioner. En hänvisning till avtal, rättslig förpliktelse, berättigat intresse, samtycke eller annan rättslig grund gäller endast om den grunden finns och är tillgänglig enligt den lag som är tillämplig på behandlingen. Det lokala tillägget anger väsentliga skillnader mellan länder.

5. Källor till personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter främst från dig. Beroende på sammanhanget kan uppgifter även komma från offentligt tillgängliga yrkesmässiga källor, rekryteringsplattformar och rekryteringsföretag, yrkesreferenser, kunder, leverantörer, partner, myndigheter när det är lagligt, eller från ett annat bolag inom Astek-koncernen. Om lokal lag kräver särskild information vid indirekt insamling lämnas den i det lokala tillägget eller i informationen i första skiktet.

6. Obligatoriska och frivilliga uppgifter

Fält som anges som obligatoriska krävs för att hantera den aktuella förfrågan, ansökan, avtalet, anställningsprocessen, rättsliga förpliktelsen eller säkerhetsprocessen. Om obligatoriska uppgifter inte lämnas kan Astek eventuellt inte genomföra den aktuella åtgärden. Övriga uppgifter är frivilliga, om inte lokal lag eller insamlingssammanhanget anger något annat.

7. Mottagare

• behöriga team inom (GROUPE) ASTEK och berörda bolag inom Astek-koncernen, enligt principen om behov av kännedom;
• koncernenheter som deltar i centraliserade processer för HR, rekrytering, ekonomi, juridik, regelefterlevnad, dataskyddsombud, IT, säkerhet, försäljning eller projekt;
• tjänsteleverantörer och personuppgiftsbiträden som tillhandahåller hosting, IT, rekrytering/HR, kommunikation, professionellt stöd, säkerhet eller andra tjänster;
• professionella rådgivare, revisorer, försäkringsbolag och finansinstitut, när det är nödvändigt;
• kunder, partner eller projektintressenter när ett lagligt och nödvändigt utlämnande krävs för ett projekt eller uppdrag;
• förvaltningsmyndigheter, domstolar, tillsynsmyndigheter eller brottsbekämpande myndigheter när tillämplig lag kräver eller tillåter det.

8. Internationella överföringar och koncernens ramverk

Astek bedriver internationell verksamhet. Personuppgifter kan därför göras tillgängliga från eller överföras till andra länder än det land där de samlades in. Varje överföring ska följa de tvingande överföringsreglerna i ursprungs- och mottagarjurisdiktionen.

Astek har ett koncerninternt dataskyddsavtal som innehåller de materiella styrningsprinciper som tas fram för koncernens program för bindande företagsbestämmelser (BCR). Koncernen ansöker om godkännande av både BCR för personuppgiftsansvariga (BCR-C) och BCR för personuppgiftsbiträden (BCR-P). Till dess att formellt godkännande har erhållits ska BCR-programmet beskrivas som under godkännande och får inte offentligt åberopas som en godkänd överföringsmekanism.

Det nuvarande koncerninterna ramverket omfattar koncernenheter i Europeiska unionen, Kanada, Marocko, Mauritius, Madagaskar, Förenade Arabemiraten och Saudiarabien. Det främjar gemensam styrning, ansvarsskyldighet och avtalsmässigt skydd. När tillämplig lag kräver en särskild mekanism för internationella överföringar använder eller ska Astek använda den mekanism som rättsligt är tillgänglig för överföringen, till exempel ett beslut om adekvat skyddsnivå, standardavtalsklausuler, ett godkänt lokalt överföringsavtal, certifiering, godkända BCR när sådana finns eller annan laglig skyddsåtgärd. Det koncerninterna avtalet ersätter inte en tvingande lagstadgad överföringsmekanism.

9. Astek som personuppgiftsbiträde

För vissa kunduppdrag kan ett bolag inom Astek-koncernen behandla personuppgifter enligt kundens dokumenterade instruktioner. I sådana fall bestämmer kunden i regel ändamålen med behandlingen och Astek-bolaget agerar som personuppgiftsbiträde/tjänsteleverantör i den omfattning som anges i tillämplig lag och avtal. Förfrågningar om behandlingar som kunden ansvarar för kan behöva hänvisas till den berörda kunden.

10. Automatiserat beslutsfattande och AI-stödd behandling

När Astek använder automatiserade eller AI-stödda verktyg inom rekrytering, HR, säkerhet, projektgenomförande eller annan verksamhet ska det ansvariga teamet före införandet bedöma tillämpliga lokala krav på öppenhet, mänsklig granskning, konsekvensbedömning, samtycke/invändning och automatiserade beslut. Ingenting i denna policy ska tolkas som en bekräftelse på att Astek fattar beslut som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar den enskilde, om inte detta uttryckligen anges i en särskild information.

11. Säkerhet

Astek vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder som står i proportion till risken, bland annat behörighetshantering, loggning, infrastruktursäkerhet, säkerhetskopiering, incidenthantering, sekretesskontroller, leverantörsstyrning och medvetandehöjande åtgärder. Koncernens säkerhetskontroller kompletteras i förekommande fall av lokala lagkrav.

12. Dina rättigheter

Astek tillämpar en global process för hantering av begäranden om rättigheter. Beroende på tillämplig lag kan du ha rätt att: få information om behandlingen; få tillgång till dina personuppgifter; få felaktiga uppgifter rättade; begära radering; begära begränsning av eller invända mot behandling; återkalla ditt samtycke; få ut eller överföra dina uppgifter i ett överförbart format; ifrågasätta vissa automatiserade beslut; lämna klagomål till en tillsynsmyndighet; eller utöva andra lokala rättigheter. Den exakta omfattningen, villkoren, undantagen och svarstiderna fastställs av den lag som anges i det relevanta lokala tillägget.

Kontakta koncernens dataskyddsombud på [email protected] för att utöva en rättighet eller ställa en fråga om dataskydd. Astek får endast begära de uppgifter som rimligen behövs för att kontrollera identitet och behörighet att agera.

13. Klagomål och lokala tillsynsmyndigheter

Du kan framföra synpunkter till koncernens dataskyddsombud. Du kan också lämna klagomål till den tillsynsmyndighet eller reglerande myndighet som anges i det lokala tillägget för din jurisdiktion. För gränsöverskridande behandling inom EU gäller GDPR:s mekanismer för samarbete och en enda kontaktpunkt (one-stop-shop) när de rättsliga villkoren för dem är uppfyllda; detta påverkar inte den enskildes rätt att vända sig till den behöriga tillsynsmyndigheten enligt GDPR.

14. Styrande ramverk

Denna globala integritetspolicy och styrningen av astek.net organiseras från Frankrike under koncernens franska styrning. Om tvingande lagar i det land där den enskilde befinner sig eller där personuppgifterna behandlas ställer ytterligare eller motstridiga krav gäller dessa tvingande bestämmelser i den omfattning som krävs. Det lokala tillägget anger den huvudsakliga landsspecifika nivån; de team som ansvarar för behandlingar ska även följa Asteks godkända efterlevnadsmatris och eventuell särskild information i första skiktet.

15. Uppdateringar

Denna policy kan uppdateras för att återspegla förändringar i behandlingar, koncernens organisation, lagstiftning eller vägledning från tillsynsmyndigheter. Väsentliga landsspecifika ändringar bör genomföras genom att det berörda lokala tillägget uppdateras, utan att den globala kärnan skrivs om, om inte själva den globala styrningsmodellen ändras.